Hankinnan kohde
Malmön kaupungin tilojen kierrätetyt kalusteet ja niihin liittyvät palvelut
Hankinnan taustaa
Malmön kaupunki työllistää yli 26 000 työntekijää, joten kaupungin kalustetarpeet ovat merkittävät. Kaupungin arvioin mukaan Malmössä hävitetään vuosittain n. 70 tonnia huonekaluja. Vaikka osassa kaupungin organisaatioissa käytettiin kierrätettyjä kalusteita jo ennen hankintaa, hankinnan myötä käytäntö haluttiin virallistaa ja laajentaa. Hankinta on ensimmäinen kiertotalouskalustehankinta Ruotsissa ja se toteutettiin yhtenä Circular Public Procurement -hankkeen pilottina.
Hankinnan tavoite
Tavoitteena on priorisoida ja lisätä kierrätettyjen kalusteiden sekä niihin liittyvien palveluiden käyttöä kaupungin organisaatioissa.
Hankintaan liittyy taloudellisia (edullisemmat hinnat), sosiaalisia (uusia työpaikkoja) ja ekologisia (materiaalien uudelleenkäyttö) etuja ja sillä pyritään edistämään kiertotalouden ja kestävän kehityksen maailmanlaajuisten tavoitteiden saavuttamista.
Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat
Kaupungin hankkijan lisäksi hankintaan osallistui kaupungin asiantuntijoita sekä toimittajiksi valitut 4 yritystä: Kinnarps AB, Rekomo Malmö AB, RP i Malmö AB ja Soeco Kontorsmöbler AB.
Hankintamenettely
Aluksi markkinakartoitus ja markkinavuoropuhelu, jonka jälkeen puitejärjestely neljän toimittajan kesken.
Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet
Kierrätettyjen kalusteiden lisäksi hankinnassa vaadittiin 10 eri palvelua, joista viiteen yritysten oli pakko tarjota (korjaus-, verhoilu-, puutyöt ja maalaus-, uudelleensuunnittelu sekä sisustusanalyysipalvelut). Kaikki 4 tarjoajaa pystyi tarjoamaan 10 vaadittua palvelua.
Hankinnassa käytettiin monipuolisesti Ruotsin kansallisen hankintaviranomaisen valmiita kriteereitä uusille huonekaluille muutamin poikkeuksin: vaadittiin ainoastaan perustason kriteerejä, ei huomioitu puumateriaalien formaldehydin määrää (koska mahdotonta todistaa). Lisäksi hankinnassa ei vaadittu materiaaliasiakirjoja lukuun ottamatta mahdollisia uusia materiaaleja. Kalusteet eivät saaneet sisältää PVC:tä tai kromia.
Sopimusehdot
Jatkossa kun kaupungissa tarvitaan uusia kalusteita, työntekijät voivat lähettää kirjallisen pyynnön yhdelle tai useammalle valitulle toimittajalle. Vuoropuhelun jälkeen hankkija saa tarjouksen palvelusta. Toimittajaksi valitaan yritys, joka täyttää parhaiten seuraavat luokittelemattomat parametrit: Tuotteen ominaisuudet, tuotteen yhteensopivuus olemassa olevien kalusteiden ja tilan kanssa, vaaditut palvelut, toimitusaika sekä hinta.
Mahdolliset haasteet
Alussa oli haasteellista tietää, keitä kunnassa pitäisi osallistaa hankintaan. Siirtyminen kierrätettyjen kalusteiden käyttöön vaatii työntekijöiden toimintatavan muuttamista ja tiedon lisäämistä. Lisäksi strateginen ja johdon sitouttaminen voi olla haasteellista, kun toimitaan helposti alhaalta ylöspäin.
Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset
Ensimmäinen puitesopimuksen mukainen hankinta on tehty ja alkuvaiheen kokemukset ovat olleet hyviä. Kokemusten mukaan toimintamallia oli helppo ja mutkatonta käyttää.
Suosimalla kierrätettyjä kalusteita sekä kalusteiden käyttöikää pidentämällä pienennetään huomattavasti ympäristövaikutuksia. Kierrätettyjen kalusteiden hankkiminen on arviolta 20–30% edullisempaa. Lisäksi kalusteiden toimitusajat ovat lyhyemmät kuin uusia kalusteita hankittaessa.
Huonekalujen ympäristövaikutuksista 80–90% liittyy materiaaleihin ja komponentteihin, joita käytetään huonekalujen valmistuksessa, mutta jo kertaalleen käytettyjen vaikutus on käytännössä olematon. Näin ollen tehokkain tapa vähentää huonekalujen ympäristövaikutuksia on lisätä niiden käyttöikää. Esimerkiksi yhden tutkimuksen mukaan tyypillisen työtuolin hiilijalanjälki on 82 kg CO2 ja työpöydän 146 kg CO2 e.
Puitesopimuksen rinnalle laadittiin työntekijöille prioriteettilista, jossa ohjeistetaan käytettyjen kalusteiden priorisoimiseen. Hankinnan keskeinen tavoite oli myös asenteiden ja toimintatapojen muuttaminen. Malmössä on kiinnitetty erityistä huomiota siihen, kuinka Malmön kaupungin työtekijät saadaan käyttämään uutta sopimusta. Kaupunki keskittyi tiedon lisäämiseen sekä käyttäytymisen muuttamiseen mm. järjestämällä sopimukseen liittyviä seminaareja.
Tämä pilotti osoittaa myös julkiselle sektorille, että markkinat ovat valmiit toimittamaan laadukkaita tuotteita, jotka vastaavat julkisen sektorin tarpeita.
Lisätietoja Victoria Boysen, Malmön kaupunki: victoria.boysen (at) malmo.se
